問い合わせ対応、「属人化」していませんか？
SEO施策や広告運用が成功し、Webサイトからの流入が増えるのは嬉しい悲鳴です。
しかし、その裏でこんな課題が発生していませんか？
- 「info@」宛のメール、実は担当者さんしか見ていない
- 問い合わせが来てもSlackに通知がなく、気づくのが数時間後
- 過去の問い合わせ分析をしたいが、メールボックスに埋もれて探せない
今回は、中小企業にジャストフィットする開発支援を提供する「AIzen株式会社」が、こうした課題をGoogle Apps Script (GAS) を使って解決する、「問い合わせ管理システム」の構築事例を解説します。
単なる転送ではなく、「夜間は通知を止める」「スプレッドシートにDB化する」といった、現場のリアルな要望を詰め込んだ設計にしていますので、ぜひご覧ください！
システムの全体像と3つの機能
今回構築するシステムは、高額なCSツールを使わず、以下のGoogleサービスとSlackのみで完結させます。
- WordPress (フォーム)：問い合わせの入口
- Gmail：メール受信
- Google Apps Script (GAS)：司令塔（自動処理プログラム）
- Google スプレッドシート：データベース（蓄積）
- Slack：通知先
実現する3つのコア機能
- Slackへのリアルタイム自動転送（チーム全員で即座に内容把握）
- スプレッドシートへの自動蓄積（分析用のデータベース構築）
- スマート通知機能（夜間は通知OFF＋翌朝サマリー通知）
機能の全体像
3つのコア機能が実現する「脱・属人化」
この仕組みは、単なるメール転送とは一線を画し、組織が抱える「属人化」「遅延」「データ活用不可」という根深い問題を、以下の3つの機能で根本的に解決します。
1. Slackへのリアルタイム自動転送（チーム全員で即座に内容把握）
従来の「info@」アドレスを特定の担当者が見る体制では、その担当者が会議中や休暇中の場合、問い合わせは完全にブラックボックス化します。
このシステムでは、問い合わせをチーム専用のSlackチャンネルへ自動転送することで、情報共有が標準化され、誰でも即座に状況を把握できるようになります。これは、担当者不在による初動の遅れ（リードの機会損失）を防ぎ、顧客への対応速度を飛躍的に向上させるための必須の機能です。
2. スプレッドシートへの自動蓄積（分析用のデータベース構築）
メールボックス内に散逸していた問い合わせ履歴を、受信日時、会社名、内容といった項目ごとにGoogleスプレッドシートに自動で蓄積し、データ資産化を図ります。
この構造化されたデータを分析基盤とすることで、「どの流入経路からの問い合わせが多いか」「今月CV（コンバージョン）が発生した件数」などを定量的に把握できるようになり、次のマーケティング施策に活かすための基礎データが手に入ります。
3. スマート通知機能（夜間は通知OFF＋翌朝サマリー通知）
夜間や休日の通知は、従業員の集中力低下や疲労の原因となります。
このシステムは、夜間（0:00〜6:00）は通知を完全に停止させることで、ワークライフバランスを確保し、日中の生産性を高めます。同時に、翌朝の定時に前日分の問い合わせサマリーを自動送信します。これにより、通知ノイズを避けながらも、情報の抜け漏れはゼロにする、人間に優しい運用が実現します。
▼ Slack通知イメージ
📊 前日・夜間の問い合わせサマリー
件数：3件
- 〇〇株式会社 / サービス資料請求
- 株式会社△△ / 料金プランについて
- 個人 / 採用に関するお問い合わせ
これにより、始業時に「昨夜何が来ていたか」をワンストップで確認でき、対応の優先順位をつけることができます。
導入によるBefore / After
この仕組みを導入することで、組織の問い合わせ対応はどう変わるのでしょうか。
下記のように、無料の仕組みながら、大幅な生産性向上が期待できます！
| 項目 | Before (導入前) | After (導入後) |
| 気付き | 担当者がメールを見るまで不明 | 全員にSlackで即時通知 |
| 共有 | 担当者のみ（属人化） | チーム全体で可視化 |
| 履歴 | メールボックス内で散乱 | スプシに自動蓄積・分析可能 |
| 休日・夜間 | 通知が鳴り止まない、または無視 | 翌朝サマリーで効率的に把握 |
問い合わせの自動Slack連携（GAS）に関するよくある質問（FAQ）
問い合わせ管理の自動化やGAS（Google Apps Script）の導入に関して、よく寄せられる質問をまとめました。
Q1. Gmailの標準転送機能やフィルタ設定との違いは何ですか？
Gmailの標準機能では、メールをそのまま転送することしかできません。一方、GAS（Google Apps Script）を使用する方法では、以下のような高度な処理が可能です。
- 通知内容の整形: 必要な情報（会社名、問い合わせ内容など）だけを抽出し、Slackで見やすく通知できます。
- データベース化: 転送と同時にGoogleスプレッドシートへ自動記録し、管理台帳を作成できます。
- 時間制御: 「夜間の受信分は翌朝にまとめて通知する」といった、柔軟な通知コントロールが可能です。
Q2. 導入に追加費用はかかりますか？
いいえ、原則として追加費用はかかりません。 企業ですでにGoogle Workspace（Gmail, スプレッドシート）とSlackを利用している場合、GASはGoogleが提供する無料のスクリプト実行環境であるため、初期費用・月額費用ともに0円でシステムを構築・運用できます。
Q3. プログラミングの知識がなくても運用できますか？
導入自体はWeb上のコードをコピー＆ペーストすることである程度可能ですが、長期的な運用やトラブル対応には注意が必要です。 「フォームの仕様が変わった」「エラーで通知が止まった」といった際に、基礎的なコードの理解がないと復旧が難しくなる場合があります。安定稼働のためには、専門家による構築支援や、保守性の高いコード設計（AIzen株式会社の提供する内製化支援など）をおすすめします。
Q4. セキュリティ面でのリスクはありますか？
外部の転送サービスを経由せず、Googleのサーバー内（GAS）から直接貴社のSlackワークスペースへ情報を送るため、データの漏洩リスクは非常に低く抑えられます。 ただし、Slackへ通知するための「Webhook URL」が流出すると外部から書き込まれるリスクがあるため、スクリプト内でのURL管理（プロパティサービスでの秘匿化など）を適切に行う必要があります。
🚀 まとめ：低コストDXで「攻めのバックオフィス」を
「問い合わせ対応」は、顧客との最初の接点となる重要な業務です。しかし、そこに多大なコストや人的リソースを割く必要はありません。
今回ご紹介したように、既存のツール（Gmail, Slack, GAS）を組み合わせるだけで、「早くて、漏れなくて、疲れない」理想的な管理体制は0円で作ることができます。
貴社に最適な自動化フローを構築します
「GASのコードを書くエンジニアがいない」「自社の業務フローに合わせてカスタマイズしたい」という場合は、ぜひAIzen株式会社にご相談ください。
私たちは、高額なSaaS導入ありきではなく、kintoneや生成AI、GASを活用した「身の丈に合った、しかし強力なDX」を提案・実装いたします。
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